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步驟一：理出資料重要性
第一步是將電腦中所有資料分類，並檢視重要性，必須將電腦中的資料分為以下類別：
1.每天都會使用到的珍貴檔案（例如連絡人、音樂、內容持續更新的文件等）– 也就是希望留存在電腦硬碟裡的檔案
2.經常／偶而使用的珍貴檔案（例如老照片、電影、歸檔文件）– 可以備份但必須容易取得
3.偶而用到或未來可能不會需要的檔案（例如電子郵件）– 可歸檔備用
4.已經不用或沒有必要性的檔案 – 刪了吧

步驟二：選擇備份裝置
首先，要為桌上型電腦或筆電的硬碟可能隨時都會故障做心理準備。這是主要的資料儲存庫，必須加以備份以防檔案遺失或損壞。備份裝置必須位於電腦外部－獨立式硬碟或雲端型態皆可－並且必須假設累積的檔案數量將隨著時間歲月持續增加，因此最好是選擇財力所及範圍內容量最大的儲存裝置。
備份系統應具備使用簡便、安全及彈性等特質。若安裝與使用起來不夠簡便，你可能不會繼續使用。此外，功能必須符合需求，例如，能夠只對內容有所改變的檔案進行備份。另外需要注意的是，若備份系統無法提供檔案存取與復原功能，就不能算是完整的備份。
舉例來說，當想要隨身攜帶檔案並利用不同電腦存取檔案，USB隨身碟是很方便攜帶的傳輸裝置，但這絕對不是安全的備份方式。隨身碟用來傳輸少量檔案剛剛好，但容量有限，代表你必須準備好幾個隨身碟才能備份各種不同檔案目錄－光是因為體積小容易遺失這點，就稱不上是最好的解決方案。
隨著檔案增加，網路連接儲存裝置（NAS）可能是不錯的選擇。有了它，無論身處何地都能隨時和親友、夥伴一起分享、存取檔案。

步驟三：決定備份頻率
最後一個步驟，則是決定是否希望能夠持續不斷地備份或定期備份。除非你有特殊需求必須隨時備份所有檔案，定期備份或許才是最好的做法。可以將備份時間設定在深夜或清晨的電腦閒置時段，不要忘記將備份裝置連接至電腦。此外，另外在別處準備一個定期更新的備份硬碟，可以防範火災或失竊造成檔案遺失。如此一來就能夠隨時存取檔案與文件的最新備份。
除了為電腦進行大掃除，最好也能夠花點時間備份智慧型手機等其他行動設備裏的檔案。例如有些App可將資料同步到電腦中一併處理，有些備份裝置本身有提供搭配的App可使用。希捷推薦自家的Lyve，可跨iOS、Android、Mac、Windows等作業系統，將各裝置相片匯整到一個按日期編排的相簿中，也能搭配Seagate Backup Plus系列外接硬碟使用。