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圖片來源：Dreamstime

一場好的會議能夠幫助你達到有效率的管理，包括公司內部的會議，與企業之間的會議。

談到會議管理，除了議題的擬定、議程的安排、與會人士的邀請、會議工具的準備、會議記錄的撰寫、會議室環境的佈置、座位的安排、時間的控管……等項目之外，也要注意「會議禮儀」這一環。

畢竟能夠掌握一個優質的會議品質，才能真正表現出一家公司、一位專業工作者的專業度與國際觀。鴻海集團董事長郭台銘有句名言：「魔鬼都在細節裡！」當掌握了會議的大方向，勝負的關鍵便在於細膩的細節。以下是3個許多人不常留意的小細節，提供給你參考：

穿對衣服，巧妙掌控會議氣氛

會議的穿著要視公司文化、會議主題與你在會議中的角色而定。一般而言，會議的穿著可以遵循公司的Dress Code，也就是說，公司的Dress Code是西裝，你就穿西裝；若Dress Code是商務便服，會議時就穿商務便服。

如果公司沒有Dress Code，在嚴謹的會議上，應該穿著比平日稍微再正式一點的服裝；當然你也可以參考其他與會人士的穿著，若有人穿著西裝或套裝，建議你也是如此穿。

若你是會議主持人或報告者，更要注意自己的專業形象，因為站在台上的時候，形象最容易被「放大」，換句話說，好印象別人固然會記得，壞印象別人也同樣難以忘記。

此外，主持人、報告者或高階主管可以適時調節會議的氣氛，除了利用口語表達與肢體語言外，當你覺得會議氣氛有點緊繃時，試著脫掉外套或鬆開外套的釦子，就能立刻製造出輕鬆的效果。

選對座位，讓溝通更加順暢

若你是客人，進入對方會議室時一定要先主動詢問接待人員該坐在哪裡？如果對方沒有明確回答，可再進一步詢問稍後主人坐哪裡？如果對方還是請你「隨便坐」，可千萬不要隨意就座，若坐到主人的位置，就如同侵犯到個人領域空間，那就非常失禮了。

在沒有被告知要坐在哪一個位置的情況之下，你可以選擇視覺上可以看到主人進來的位置，當主人進來時你要趕快站起來，等待主人安排座位，並且避免坐在如長桌短邊的兩端、長邊的中間位等位置，因為這些位置都有可能是主人位。（延伸閱讀：開會座位安排有訣竅！容易起爭執的同事，應該讓他們這樣坐...）

也建議企業一定要重視接待人員的禮儀訓練，接待人員的一言一行都在為公司做公關，千萬不要輕忽看似輕微的導引帶位、奉茶、接聽電話等動作；確切做好，才能在無形中展現公司優質的文化。

低調從容化解「遲到」的尷尬

最後提醒你，萬一遲到了，就請靜悄悄的進入會議室吧！不要大聲張揚，頻頻說對不起，只要跟會議主席點頭示意就可以了，倘若會議主席為高階主管，則會議的遲到或早退，皆可以行微鞠躬禮。

建議你，若事先就知道會遲到早退，請先向會議主席報備，並告知準確的到達或離席時間，如此可以讓主席針對議程做必要的調整，例如先進行其他跟你無關的主題等。